para crear una tabla la puedes hacer de tres maneras diferentes:

• Crear una tabla en vista de diseño. Aqui se le tiene que dar doble clic a la opcion que se ve en color azul de la imagen que se muestra al lado izquierdo de la pantalla, ya cuando se le da doble clic aparecera una ventana como la que se muestra del lado derecho y en esa ventana se tendran que ir agregando los datos uno por uno como lo es el nombre del campo, el tipo de dato que se le va a dar a ese campo y si se quiere se va a poner la descripcion de ese campo eso es una breve explicacion de lo que se va a tratar ese campo.

• Crear una tabla utilizando el asistente. Del mismo modo que el anterior se le va a dar doble clic a la opcion que se ve en color azul en la siguiente imagen.

Aparecera una ventana en donde ya traen tablas de ejemplos creadas tanto para negocios o personal, esas tablas vienen con sus respectivos campos predefinidos listos para que tu los metas en la tabla segun sea las preferencias de tu empresa.

De la tabla que se muestra arriba se puede apreciar que en la columna izquierda se encuentran las diferentes tablas, en la columna del centro estan todos los campos probables que tu puedes meter en tu tabla y para ir guardando los campos que tu quieres en tu tabla solo debes de darle un clic al campo y pincharle a la fecha que apunta hacia el lado derecho y asi se van a ir guardando en la columna de color blanco que se encuentra del lado derecho, ya cuando tengas los campos que tu quieres le dan en la opcion que dice siguiente y te mandara a la pagina que veras a continuacion.

En esta ventana es para que le cambies el nombre a la tabla si lo deseas o si quieres dejarlo como te lo da por default, ya que tienes el nombre de la tabla le das siguiente y te mandara a una ventana como la que se presenta a continuacion y le das clic en finalizar para que se cree.

COMO OPERAR ACCESS

COMO OPERAR ACCESS PARA LA CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

para crear una buena base de datos se necesitan pasos específicos como estos

1. Determinar la finalidad de la base de datos.
2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
3. Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
4. Identificar los campos con valores exclusivos.
5. Determinar las relaciones entre las tablas.
6. Precisar el diseño.
7. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
8. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

PRINCIPALES PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Dependiendo de los tipos de datos que usemos nos van a ir cambiando sus propiedades, las usuales son las siguientes:

Tamaño del campo.- Esto es el máximo numero de caracteres que puede introducirse en el campo.

Formato.- Es el diseño de la presentación para el campo.

Mascara de entrada.- Es el modelo para todos los datos introducidos en este campo.

Titulo.- Es la etiqueta para el campo cuando se utiliza en un formulario.

Valor predeterminado.- Es el valor automáticamente introducido en el campo para nuevos registros.

Regla de validación.- Es una expresión que limita los valores que pueden introducirse en el campo.

Texto de Validación.- Es el mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por la regla de validación.

Requerido.- Es hacer obligatoria la entrada de datos en este campo, se puede decir que si o que no.

Indexado.- Es un índice que puede acelerar búsquedas y ordenamientos en un campo pero que puede hacer lentas actualizaciones

Lugares decimales.- Es el numero de dígitos que aparecen a la derecha del separador decimal.

ACCESS, COMO MANEJADOR DE BASE DE DATOS

La mayoría de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) de una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos

una base de datos ademas de tener los anteriores objetos nombrados. tiene ventajas las cuales generalmente se encuentran en access:

relacionados con un fin o tema concreto.Exportar datos y objetos de la base de datos
Exportar objetos de base de datos.
Enviar por correo de objetos de base de datos.
Compartir la base de datos.
Almacenar la base de datos y la página en el mismo servidor.etc

BASE DE DATOS RELACIONAL

QUE ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

Una base de datos relacional almacena datos en tablas separadas en lugar de poner todos los datos en una gran mesa.

A relational database then allows Data Base Administrator's (DBA's) to define relationships between these tables. Una base de datos relacional permite Administrador de la Base de Datos (DBA) para definir las relaciones entre estas tablas.

These relationships enable DBA's to combine data from several tables for querying and reporting. Estas relaciones permitir DBA's combinar los datos de varios cuadros para la investigación y la presentación de informes.

This is accomplished through the use of keys , which are database fields used to uniquely identify specific records in a table. Esto se logra mediante el uso de claves, que son campos de base de datos utilizados para identificar en forma exclusiva específicas registros en la tabla.

Relational database technology allows databases to be larger, faster, and more efficient. La tecnología de base de datos relacional de bases de datos permite a ser más grande, más rápido y más eficiente.

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

Para crear relaciones en Access2003 primero deberemos accederRelaciones, podemos optar por: a la ventana estando en la ventana Base de datos, ir al menú Herramientas, y elegir la opción Relaciones... O bien Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

BASE DE DATOS

Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

Hacer clic sobre el botón Crear.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión MDB.

INFORMES

QUE ES UN INFORME Y PARA QUE SIRVEN

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

COMO CREAR UN INFORME

Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:

1.Vista Diseño abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

2. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

3.Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.Según el tipo de auto informe que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoinforme en columnas: presenta cada registro en una página mientras que Autoinforme en tablas: presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.

4. Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.

5. Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación etiquetas.

INTRODUCIR INFORMACION

Introduciendo la información en las tablas
a) Haz clic con el botón derecho del ratón en una de las tablas de la base de datos.
b) Haz clic en Open y se mostrará la caja Dynaset con el nombre de la tabla.

c) Haz clic en Add para empezar a introducir la información en la Tabla y aparecerá la caja Dynaset, introduce la información y cuando termines de introducir información el la última caja de texto, haz clic en Update, repite los pasos para cada registro de la Tabla.

d) Repite los pasos para introducir información para cada tabla de la base de datos.

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

MODIFICAR UN FORMULARIO

Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del asistente, puede presentársele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto solamente puede hacerlo después de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos. Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor aparecerán los cuadrillos de redimensión (moviéndose a su alrededor aparece una pequeña mano negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondrá de un único cuadrillo para el arrastre. Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla Mayús., entonces se realizará tanto en horizontal como en vertical.

Para redimensionar un control respecto a otro se debe:

-Seleccionar los controles de redimensionar.

-Elegir el tamaño del menú Formato.

-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al más alto, al más corto, el más estrecho y el más ancho)

Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:

-Seleccionar el control deseado

-Elegir Duplicar en el menú Edición

Existe la posibilidad de usar únicamente la técnica del copiar-pegar.

Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el control y pulsar Supr. Para eliminar únicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.

Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrícula o bien uno al lado del otro. En el primer caso se debe:

-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)

-Escoger el comando Alinear del menú Formato y después la cuadrícula

En el segundo caso se debe:

-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.

-Elejir el comando Alinear del menú Formato y después Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.

Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio debemos:

-Seleccionarlos

-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del menú Formato

-Seleccionar Espacios iguales

CREAR UN FORMULARIO

QUE ES UN FORMULARIO

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2003 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

   

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.