para crear una tabla la puedes hacer de tres maneras diferentes:

• Crear una tabla en vista de diseño. Aqui se le tiene que dar doble clic a la opcion que se ve en color azul de la imagen que se muestra al lado izquierdo de la pantalla, ya cuando se le da doble clic aparecera una ventana como la que se muestra del lado derecho y en esa ventana se tendran que ir agregando los datos uno por uno como lo es el nombre del campo, el tipo de dato que se le va a dar a ese campo y si se quiere se va a poner la descripcion de ese campo eso es una breve explicacion de lo que se va a tratar ese campo.

• Crear una tabla utilizando el asistente. Del mismo modo que el anterior se le va a dar doble clic a la opcion que se ve en color azul en la siguiente imagen.

Aparecera una ventana en donde ya traen tablas de ejemplos creadas tanto para negocios o personal, esas tablas vienen con sus respectivos campos predefinidos listos para que tu los metas en la tabla segun sea las preferencias de tu empresa.

De la tabla que se muestra arriba se puede apreciar que en la columna izquierda se encuentran las diferentes tablas, en la columna del centro estan todos los campos probables que tu puedes meter en tu tabla y para ir guardando los campos que tu quieres en tu tabla solo debes de darle un clic al campo y pincharle a la fecha que apunta hacia el lado derecho y asi se van a ir guardando en la columna de color blanco que se encuentra del lado derecho, ya cuando tengas los campos que tu quieres le dan en la opcion que dice siguiente y te mandara a la pagina que veras a continuacion.

En esta ventana es para que le cambies el nombre a la tabla si lo deseas o si quieres dejarlo como te lo da por default, ya que tienes el nombre de la tabla le das siguiente y te mandara a una ventana como la que se presenta a continuacion y le das clic en finalizar para que se cree.

COMO OPERAR ACCESS

COMO OPERAR ACCESS PARA LA CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

para crear una buena base de datos se necesitan pasos específicos como estos

1. Determinar la finalidad de la base de datos.
2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
3. Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
4. Identificar los campos con valores exclusivos.
5. Determinar las relaciones entre las tablas.
6. Precisar el diseño.
7. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
8. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

PRINCIPALES PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Dependiendo de los tipos de datos que usemos nos van a ir cambiando sus propiedades, las usuales son las siguientes:

Tamaño del campo.- Esto es el máximo numero de caracteres que puede introducirse en el campo.

Formato.- Es el diseño de la presentación para el campo.

Mascara de entrada.- Es el modelo para todos los datos introducidos en este campo.

Titulo.- Es la etiqueta para el campo cuando se utiliza en un formulario.

Valor predeterminado.- Es el valor automáticamente introducido en el campo para nuevos registros.

Regla de validación.- Es una expresión que limita los valores que pueden introducirse en el campo.

Texto de Validación.- Es el mensaje de error que aparece cuando introduce un valor prohibido por la regla de validación.

Requerido.- Es hacer obligatoria la entrada de datos en este campo, se puede decir que si o que no.

Indexado.- Es un índice que puede acelerar búsquedas y ordenamientos en un campo pero que puede hacer lentas actualizaciones

Lugares decimales.- Es el numero de dígitos que aparecen a la derecha del separador decimal.

ACCESS, COMO MANEJADOR DE BASE DE DATOS

La mayoría de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) de una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos

una base de datos ademas de tener los anteriores objetos nombrados. tiene ventajas las cuales generalmente se encuentran en access:

relacionados con un fin o tema concreto.Exportar datos y objetos de la base de datos
Exportar objetos de base de datos.
Enviar por correo de objetos de base de datos.
Compartir la base de datos.
Almacenar la base de datos y la página en el mismo servidor.etc

BASE DE DATOS RELACIONAL

QUE ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

Una base de datos relacional almacena datos en tablas separadas en lugar de poner todos los datos en una gran mesa.

A relational database then allows Data Base Administrator's (DBA's) to define relationships between these tables. Una base de datos relacional permite Administrador de la Base de Datos (DBA) para definir las relaciones entre estas tablas.

These relationships enable DBA's to combine data from several tables for querying and reporting. Estas relaciones permitir DBA's combinar los datos de varios cuadros para la investigación y la presentación de informes.

This is accomplished through the use of keys , which are database fields used to uniquely identify specific records in a table. Esto se logra mediante el uso de claves, que son campos de base de datos utilizados para identificar en forma exclusiva específicas registros en la tabla.

Relational database technology allows databases to be larger, faster, and more efficient. La tecnología de base de datos relacional de bases de datos permite a ser más grande, más rápido y más eficiente.

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

Para crear relaciones en Access2003 primero deberemos accederRelaciones, podemos optar por: a la ventana estando en la ventana Base de datos, ir al menú Herramientas, y elegir la opción Relaciones... O bien Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

BASE DE DATOS

Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

Hacer clic sobre el botón Crear.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión MDB.

INFORMES

QUE ES UN INFORME Y PARA QUE SIRVEN

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

COMO CREAR UN INFORME

Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un informe:

1.Vista Diseño abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

2. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

3.Autoinforme consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.Según el tipo de auto informe que elijamos, el informe presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoinforme en columnas: presenta cada registro en una página mientras que Autoinforme en tablas: presenta varios registros en una misma página y cada registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de autoinforme y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.

4. Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.

5. Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación etiquetas.

INTRODUCIR INFORMACION

Introduciendo la información en las tablas
a) Haz clic con el botón derecho del ratón en una de las tablas de la base de datos.
b) Haz clic en Open y se mostrará la caja Dynaset con el nombre de la tabla.

c) Haz clic en Add para empezar a introducir la información en la Tabla y aparecerá la caja Dynaset, introduce la información y cuando termines de introducir información el la última caja de texto, haz clic en Update, repite los pasos para cada registro de la Tabla.

d) Repite los pasos para introducir información para cada tabla de la base de datos.

CREAR UNA CONSULTA

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

MODIFICAR UN FORMULARIO

Seleccionar, desplazar y modificar los controles.- Una vez creado el formulario con la ayuda del asistente, puede presentársele la necesidad de desplazar o redimensionar algunos controles. Esto solamente puede hacerlo después de haberlos seleccionado haciendo click encima de ellos. Algunos controles (cuadros de texto o cuadros de control) disponen de una etiqueta adjunta que se puede seleccionar conjuntamente con el control. Si selecciona un cuadro de texto, a su alrededor aparecerán los cuadrillos de redimensión (moviéndose a su alrededor aparece una pequeña mano negra para arrastrarlos), mientras que la etiqueta dispondrá de un único cuadrillo para el arrastre. Sucede lo contrario si selecciona la etiqueta. Si realiza el arrastre manteniendo pulsada la tecla Mayús., entonces se realizará tanto en horizontal como en vertical.

Para redimensionar un control respecto a otro se debe:

-Seleccionar los controles de redimensionar.

-Elegir el tamaño del menú Formato.

-Elegir entre opciones existentes (Ajustar al más alto, al más corto, el más estrecho y el más ancho)

Copiar un control.- Para copiar un control es necesario:

-Seleccionar el control deseado

-Elegir Duplicar en el menú Edición

Existe la posibilidad de usar únicamente la técnica del copiar-pegar.

Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiqueta adjunta, basta con seleccionar el control y pulsar Supr. Para eliminar únicamente la etiqueta, basta con seleccionarla pulsar Supr.

Alinear los controles.- Existe la posibilidad de alinear los controles de la cuadrícula o bien uno al lado del otro. En el primer caso se debe:

-Seleccionarlos utilizando la herramienta Seleccionar objeto (flecha blanca)

-Escoger el comando Alinear del menú Formato y después la cuadrícula

En el segundo caso se debe:

-Seleccionar los controles que se encuentran en la misma columna o en la misma fila.

-Elejir el comando Alinear del menú Formato y después Izquierda o Derecha, o bien Arriba o Abajo.

Espaciado uniforme de los controles.- Si deseamos que entre los controles exista el mismo espacio debemos:

-Seleccionarlos

-Elegir el comando Espacio horizontal o vertical del menú Formato

-Seleccionar Espacios iguales

CREAR UN FORMULARIO

QUE ES UN FORMULARIO

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2003 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

   

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

DISEÑO DE TABLA

para crear una tabla de diseño necesitamos principalmente debemos definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...

Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseñ

Aparecerá la ventana Diseño de tabla:

En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

TABLA DE DATOS

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla

Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.

Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.

PANEL DE CONTROL

En Microsoft® Access 2003, el Administrador del panel de control no aparecen en el submenú Complementos (menú Herramientas), como en versiones anteriores de Access, sino en el submenú Utilidades de la base de datos (menú Herramientas).

bamos a ver como se crea un panel de control ya que esta es una forma para que el usuario pueda saber mas de este.

Crear un Panel de Control nos ayudará a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos.

En esta imagen podemos ver una página del Panel de control justo después de haberlo creado con el Administrador:

Pero veamos cómo podemos crearlo. Haz clic en el menú Herramientas y despliega el menú Utilidades de la base de datos. Haz clic sobre la opción Administrador del panel de control.

Si aún no creaste un Panel de Control, Access te preguntará si quieres crear uno. Pulsa Sí para continuar.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Desde aquí configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control.

Como puedes ver en la imagen, el panel de control estará organizado en una o varias páginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias páginas mejorará el manejo del mismo, estaremos creando menús con submenús.

Para crear nuevas páginas sólo tienes que hacer clic en el botón Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva página.

La página del panel de control que marques como predeterminada será la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra página creada por tí sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) selecciónala en el listado y pulsa el botón Predeterminado.

Puedes eliminar páginas que no estén definidas como Predeterminado seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar.

ASISTENTE PARA BUSQUEDA

Si la columna de búsqueda está basada en valores extraidos de una tabla o consulta, en la primera ventana del asistente para búsquedas deberemos seleccionar la primera opción

Después de pulsar el botón Siguiente aparece la siguiente ventana:

Donde seleccionamos la tabla o consulta desde la que queremos obtener los datos.

En el recuadro Ver, si seleccionamos Tablas, sólo aparecen las tablas definidas en la base de datos, si seleccionamos Consultas sólo aparecen las consultas y si seleccionamos Ambas aparecen tanto las tablas como las consultas.

Después de pulsar el botón Siguiente aparece la pantalla donde seleccionaremos las columnas que aparecerán en la lista.

En esta ventana tenemos en la lista de la izquierda las columnas de la tabla o consulta elegida y en la lista de la derecha iremos colocando las columnas que queremos aparezcan en la lista de búsqueda.

Para seleccionar una columna hacer clic sobre ella para que esté resaltada y después pulsar el botón para pasar la columa resaltada a la lista de la derecha.

El botón permite pasar todas las columnas de la izquierda a la derecha de golpe.

El botón permite quitar una columna de la lista de la derecha.

El botón permite quitar todas las columnas de la derecha.

Cuando hayamos incluido las columnas pulsar el botón Siguiente >.

Aparecerá una ventana donde podremos ajustar el ancho de las columnas antes de llegar a la última pantalla.

Si la lista de búsqueda así definida contiene una sóla columna llegamos a la última pantalla del asistente donde nos pide el nombre de la columna como ya vimos en la página anterior.

Si la lista de búsqueda contiene más de una columna es necesario indicar al asistente qué columna queremos que sea la del valor a introducir en el campo que estamos definiendo. Por eso aparece una ventana parecida a la que te mostramos a continuación, sólo tienes que hacer clic sobre la columna elegida y pulsar el botón Siguiente> para pasar a la última ventana del asistente.

con estas imagenes e indicaciones podemos lograr mas entendimiento sobre el asistente de busqueda y asi poder darle un mejor uso o practicarlo con mas facilida.

sobra decir que esta parte es muy importate ya que nos enfoca en la parte de busqueda de access 2003

FUNDAMENTOS DEL PROGRAMA

Microsoft Access es uno de los sistemas de bases de datos más poderosos y populares, esta es una guía para aprender de forma rápida los fundamentos de Access 2000 y 2003, mediante numerosas ilustraciones, ejercicios propuestos y ejemplos desarrollados paso a paso. Acompañado de advertencias, notas y trucos que le facilitarán aún más su aprendizaje.

Explica el empleo de macros y módulos: creación y modificación de macros, introducción a Visual Basic con Access y manejo de módulos.

Describe la creación de formularios e informes: formularios con gráficos, autoformularios, formularios dinámicos, informes para etiquetas postales y Autoinformes.

Entre las principales funcionalidades de Access se encuentran:

• Crear tablas de datos indexadas.
• Modificar tablas de datos.
• Relaciones entre tablas (creación de bases de datos relacionales).
• Creación de consultas y vistas.
• Consultas referencias cruzadas.
• Consultas de acción (INSERT, DELETE, UPDATE).
• Formularios.
• Informes.
• Llamadas a la API de Windows.
• Interacción con otras aplicaciones que usen VBA
  
• Macros.
• Interconexión con entornos de bases de datos de gran nivel a través de vinculación.
• Soporte de lectura de sistemas de archivos individuales a través de vinculación e importación de datos.

¿QUIERES SABER MAS DE ACCESS?

En la mayoria de blogs que tu visitas siempre hablan de temas interesantes como musica, cantantes, informacion de como ser un buen novi@, espos@,madre,hij@,etc, tambien hablan de uf... muchas cosas que en realidad si uno las visita es porque algo chebre hay en ellas.

pero ahora te invito a que mires mi blogs que habla de un tema muy importante llamado access es un programa muy bueno el cual quiero dar a conocer y me gustaria mucho que TU aprendas de lo que yo se y tambien estoy aprendiendo.

ANIMATE TE VA A GUSTAR...

TEMAS QUE HAY PARA CONSULTAR...

• Fundamentos
• Asistente
• Panel de Control
• Añadir Tablas
• Diseño de Tablas
• Crear un formulario
• Modificar Formulario
• Crear una consulta
• Introducir información
• Informes

INTRODUCCION

Es muy importante hablar de este programa ya que en este se puede ver listasque nos ayuda a mantener una base de datos y evitar errores relacionados al trabajo echo, tambien nos permite ver otros objetos de la base de datos utilizados en la consulta; especificamente nos ayuda a ver una lista completa como tabla de consulta, formularion o pagina de acceso a datos como seguridad, se puede hacer una copia de base de datos o proyectos actuales antes de realizar cambios importantes o de hacer una correccion.
ademas de ser un buen programa por sus ventajas tiene compatibilida con el tema de windows xp y con xml ya que gracias a esta se puede edificar un archivo de transformacion cuando se importen y exporten datos desde xml.

tambien contamos con una seguridad de macros, se puede establecer el nivel de seguridad de modo que se le pregunte cada vez que abre una base de datos que contiene codigo o se puedan bloquear automaticamente.
para terminar resaltamos el nuevo aspecto que es alegre y dinamico, ademas se ofrecen paneles de tareas nuevos y mejorados que incluyen inicio, ayuda de busqueda, y referencias.
ya que este cada vez mas, avanza su calida de trabajo.